Vérifiez les références et les antécédents à la fin du processus, après les entrevues, idéalement après une offre conditionnelle. Obtenez le consentement écrit du candidat, limitez-vous aux renseignements nécessaires au poste et posez à chaque référence les mêmes questions factuelles. Un antécédent judiciaire sans lien avec l'emploi ne peut pas justifier un refus d'embauche au Québec.
La vérification des références est souvent faite à la hâte, par un appel informel la veille de l'embauche. C'est dommage : bien menée, elle confirme vos impressions d'entrevue et réduit le risque d'erreur d'embauche. Mal menée, elle expose l'entreprise à des plaintes liées à la vie privée ou à la discrimination.
Ce guide s'adresse aux dirigeants, aux responsables RH et aux gestionnaires. Il se termine par une section pour les candidats. Les règles citées proviennent d'organismes officiels québécois et fédéraux, en date de novembre 2026. Elles varient selon la province et le secteur : en cas de doute, consultez un conseiller juridique.
À quel moment vérifier les références d'un candidat ?
À la fin. La Commission d'accès à l'information du Québec indique qu'il est trop tôt pour recueillir les références au moment de la réception des candidatures, et que cette étape doit suivre les entrevues. Elle recommande de présenter d'abord une offre d'emploi conditionnelle avant de demander des références ou de consulter des dossiers externes.
Cette séquence a deux avantages. Vous ne vérifiez que les finalistes, ce qui économise du temps. Et le candidat sait que la vérification est la dernière étape, ce qui le rassure.
Quel consentement obtenir avant les vérifications ?
Le consentement du candidat est requis avant de communiquer avec ses références. Selon la CAI, il peut prendre la forme d'un formulaire signé qui précise pourquoi les vérifications sont nécessaires au poste et quels tiers seront consultés. Au fédéral, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a aussi conclu qu'un employeur potentiel devrait obtenir le consentement exprès du candidat avant d'interroger ses anciens employeurs.
Le consentement ne règle pas tout. La CAI rappelle que vous ne pouvez recueillir que les renseignements nécessaires au poste. Une vérification utile pour un poste de trésorier ne l'est pas forcément pour un poste de soudeur.
Quelles vérifications faire selon le poste ?
| Vérification | Quand elle se justifie | Point de vigilance |
| Références professionnelles | Pour la plupart des postes | Consentement préalable ; mêmes questions pour tous |
| Confirmation d'emploi et de dates | Pour tous les postes | Se limiter aux faits vérifiables |
| Diplômes et titres de compétence | Si le poste exige un diplôme ou un permis d'exercice | Vérifier auprès de l'établissement ou de l'ordre professionnel |
| Antécédents judiciaires | Seulement si lié à une exigence précise du poste | Consentement préalable pour une vérification policière |
| Dossier de crédit | Rarement, par exemple pour la gestion de fonds | Consentement requis ; interprétation prudente |
| Réseaux sociaux | Exceptionnel, par exemple un poste de porte-parole | La CAI recommande de s'en abstenir dans la plupart des cas |
Que peut-on faire avec un antécédent judiciaire ?
Au Québec, la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse explique qu'un employeur ne peut pas refuser d'embaucher une personne en raison d'un antécédent judiciaire si l'infraction n'a aucun lien avec l'emploi, ou si la personne a obtenu une suspension de casier (pardon). La même protection s'applique au congédiement et à la promotion.
Pour les employeurs de compétence fédérale, la Commission canadienne des droits de la personne compte la condamnation ayant fait l'objet d'un pardon ou d'une suspension du casier parmi les motifs de discrimination interdits. Évaluez donc le lien réel entre l'infraction et les tâches, au cas par cas, plutôt que d'appliquer une règle de tolérance zéro.
La Gendarmerie royale du Canada précise qu'une vérification par nom exige le consentement écrit de la personne. Si l'identité n'est pas confirmée clairement, des empreintes digitales peuvent être demandées. Les résultats ne sont transmis à une entreprise tierce qu'avec l'autorisation du candidat.
Comment mener un appel de référence efficace ?
- Confirmez l'identité de la référence et son lien hiérarchique réel avec le candidat.
- Expliquez le poste en deux phrases, pour que les réponses soient pertinentes.
- Posez les mêmes questions pour chaque candidat, à partir de votre grille d'entrevue.
- Demandez des exemples : « Pouvez-vous décrire une situation où… ? »
- Terminez par : « Le réembaucheriez-vous ? Pourquoi ? »
- Notez les réponses factuelles et conservez-les de façon sécurisée, avec le consentement.
Méfiez-vous des généralités, positives comme négatives. Un silence ou une hésitation mérite une question de relance, pas une conclusion.
Quelles questions éviter pendant une vérification de références ?
Les règles qui s'appliquent en entrevue s'appliquent aussi aux références. La CDPDJ rappelle qu'un employeur ne peut pas poser de questions sur certaines caractéristiques personnelles, comme une grossesse, des projets d'avoir des enfants, la prise de médicaments ou la religion, sauf exigence réelle du poste. Ne demandez donc pas à une référence ce que vous n'avez pas le droit de demander au candidat.
Restez sur le travail : les tâches, la qualité, la fiabilité, la collaboration et les résultats. Évitez aussi les questions sur l'état de santé ou les absences pour maladie.
Comment vérifier les références d'un candidat international ?
Le recrutement international ajoute quelques défis : décalage horaire, langue, employeurs inconnus et diplômes étrangers. Quelques pratiques aident :
- Planifiez les appels selon le fuseau horaire de la référence et proposez un échange par courriel si nécessaire.
- Vérifiez que l'entreprise de la référence existe et que le numéro fourni correspond bien à cette entreprise.
- Demandez des lettres d'emploi officielles en plus des appels.
- Pour un diplôme étranger, appuyez-vous sur une évaluation reconnue ou sur la décision de l'ordre professionnel si le métier est réglementé.
"Une vérification bien faite protège à la fois l'employeur et le candidat : elle remplace les impressions par des faits.
Ce que le candidat doit préparer
Si vous êtes candidat, local ou international, préparez cette étape avant même la première entrevue :
- Trois références professionnelles, idéalement d'anciens supérieurs, avec leur accord préalable.
- Leurs coordonnées à jour, leur fonction et la langue dans laquelle ils sont à l'aise, sur une feuille séparée du CV.
- Des lettres d'emploi officielles, surtout si vos employeurs sont à l'étranger.
- Copies de vos diplômes et, s'il y a lieu, de votre évaluation de diplôme.
- Une explication claire et honnête de toute période sans emploi ou de tout départ difficile.
Prévenez vos références dès qu'un employeur risque de les appeler, et rappelez-leur le poste visé.
Questions fréquentes
Un employeur peut-il appeler mes références sans mon accord ?
Au Québec, la Commission d'accès à l'information indique que l'employeur doit obtenir votre consentement avant de contacter vos références. Au fédéral, le Commissariat à la protection de la vie privée recommande aussi un consentement exprès.
Combien de références faut-il demander ?
Aucune règle n'impose un nombre précis. Deux ou trois références professionnelles récentes, dont au moins un ancien supérieur, donnent en général une vision suffisante.
Un employeur peut-il refuser un candidat à cause d'un casier judiciaire ?
Seulement si l'infraction a un lien réel avec l'emploi. Au Québec, un refus fondé sur un antécédent sans lien avec l'emploi, ou ayant fait l'objet d'une suspension de casier, est interdit.
Peut-on consulter les réseaux sociaux d'un candidat ?
La Commission d'accès à l'information recommande de s'en abstenir, sauf si le contexte du poste le justifie. Dans ce cas, privilégiez les réseaux professionnels et obtenez le consentement préalable du candidat.
Besoin d'un processus d'embauche fiable ?
Industrielle RH accompagne les employeurs dans leur recrutement local et international, de la présélection jusqu'à l'intégration, et peut structurer avec vous des étapes de vérification adaptées à vos postes. Parlez-nous de votre prochain poste à pourvoir. Vous êtes candidat ? Consultez nos offres d'emploi ou envoyez-nous votre CV.